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A cópia autenticada é a reprodução (xerox) de um documento original na qual o Tabelião atesta que a cópia está igual ao documento apresentado, tendo a mesma validade deste.
A reprodução (xerox) do documento original pode ser feita no próprio tabelionato ou fornecida pelo usuário junto com o documento original. Conferida cópia com o original é aposto um selo de autenticidade, carimbo e assinatura do escrevente responsável pela autenticação.
Não é possível autenticar:
– reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular (não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos e certidões da Junta Comercial).
– os transmitidos por fac – símile, exceto os que contenham assinatura inserida após a recepção do documento;
– parte ou partes de documentos cuja compreensão de seu conteúdo dependa de sua leitura integral;
– documentos escritos a lápis ou outro meio de impressão delével;
– documentos alterados com tinta corretiva, quando a correção implique substancial alteração do conteúdo do documento (nome completo, datas, valores, etc.);
– mensagens eletrônicas (e-mails).
A cópia autenticada é a reprodução ("xerox") de um documento, na qual o tabelião atesta que se trata de cópia fiel ao documento original, que conserva todas os sinais característicos e necessários à sua identificação.
A parte interessada apresenta o documento original no tabelionato de notas e solicita a cópia autenticada. A reprodução (Xerox) do documento original pode ser feita no próprio tabelionato ou fornecida pelo usuário junto com o documento original. Em ambos os casos será conferida com o documento original para verificar se a cópia conserva seus elementos identificadores, em seguida é aposto um selo de autenticidade, carimbo e assinatura do encarregado pela autenticação.
É vedada a utilização de cópia de documento, autenticada ou não, para fazer nova autenticação, ou seja, a cópia autenticada só pode ser feita mediante apresentação de documentos originais.
Também é vedada a extração de cópia autenticada se o documento original contiver rasuras, tiver sido adulterado por raspagem ou corretivo, bem como contiver escritos a lápis.
No caso de documentos de identificação, é vedada a extração de cópia autenticada se o documento estiver replastificado. Agora, por meio da Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad), é possível autenticar digitalmente um documento em qualquer Cartório de Notas do Estado de São Paulo.
Na prática, o usuário apresentará o documento original ao tabelião de notas, que converterá as informações para uma cópia digital e, após conferir a integridade, a autenticará por meio da Cenad, entregando para o usuário um pen drive ou outra mídia com o documento digital autenticado. Por exemplo, caso um cidadão detenha pilhas de documentos que pretenda migrar para o meio digital, bastará entregar a um tabelião, que terá todo o acervo digitalizado e autenticado.
Sim, para confirmação de autenticidade e integridade, o interessado acessará o CENAD, no portal de internet da CENSEC, e fará o upload do documento. Em seguida, haverá a verificação de autenticidade e integridade, mediante confronto de dados.
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